方法概述

對工作會議中的主要內(nèi)容尤其是重要對話、重大事項、會議結果、相關的解決辦法和行動計劃進行概括記錄，并進行歸檔、管理、查詢、問題追蹤和未來追溯。

操作流程

會議紀要閉環(huán)的標準動作：

記錄 整理 提交 追蹤 存檔

1.會議紀要記錄原則

（1）所有會議均需要做會議記錄，以方便相關信息的查詢和后續(xù)追蹤、落實；

（2）會議紀要需要如實記錄，對內(nèi)容進行概括、總結，分類別或分項目記錄；

（3）會議紀要包含（但不僅限于）如下內(nèi)容：會議的基礎信息（時間、地點、與會人員）、主要內(nèi)容以及議題、會議討論決定的重大事項、會議決定的行動計劃或改進措施。

2.會議紀要整理原則

（1）整理人員：

內(nèi)部會議：由部門負責人指定。

跨部門會議：參與人員自行安排人員跟進。

（2）整理要求：

標題采用微軟雅黑5號字，加粗。

正文采用微軟雅黑5號字。

重點部分標紅加粗。

（3）重大會議的特殊整理流程：

重大會議定義：公司級并且與本部門或者本項目密切相關的會議。

重大會議的特殊流程：

結束之后需要組織參會人員對會議中的重大議題進行討論，并將討論會記錄在會議紀要中。

討論形式：部門內(nèi)人員輪流發(fā)言，會議召集人或會議記錄撰寫人員做最后陳述。

3.會議紀要的提交原則

（1）會議紀要的整理和提交應在會議結束之后的一個工作日內(nèi)完成，提交直屬領導審核之后發(fā)給與會所有人員，并抄送部門負責人。

（2）會議紀要必須以郵件正文形式發(fā)給所有相關人員。

（3）會議紀要中提及的文件（包括電腦圖、PPT、表格等）都必須以附件形式包含在郵件中。

4.會議紀要的追蹤原則

（1）會議紀要中涉及的行動計劃及重要工作、遺留問題的追蹤由會議發(fā)起人安排專人進行追蹤、反饋。

（2）會議若產(chǎn)生需要追蹤的問題子項，必須撰寫會議紀要問題追蹤表，提交部門檔案管理員，直到就相關問題再次召開會議，解決相關問題，形成會議紀要，并提交部門檔案管理員核銷問題之后才算閉環(huán)。

（3）會議紀要形成閉環(huán)之后才可歸檔。

5.歸檔管理

（1）歸檔管理的人員安排：

（a）部門設立檔案管理員一職，可由相關人員兼任。

（b）所有部門會議紀要，由檔案管理員進行歸檔管理。

（c）跨部門會議的歸檔管理視同（b）條。

（2）歸檔管理的形式：以A4紙質形式存放于專用文件夾中，會議紀要按時間排序，文件夾首頁為目錄頁，按會議紀要標題首字母拼音排序。

（3）會議記錄的索引結構：

（a）索引表1：按照會議紀要標題的首字母拼音排序；

索引表2：按照會議紀要提交人的名字排序。

（b）主文件：按照會議召開的時間排序。

（4）會議紀要的查詢方式：

（a）按時間查詢：如果知道會議的召開時間，直接查詢主文件。

（b）按標題查詢：不清楚會議召開的具體時間，從索引表中查詢標題首字母查詢主文件存放位置。

（c）按提交人查詢：不清楚會議時間、標題，則可以從索引表2中按會議紀要提交人名字查詢主文件存放位置。

會議紀要內(nèi)容的模塊化

操作案例

【電商管理后臺功能溝通會2013.09.10】會議紀要

1.會議時間：2013年9月10日星期二（16:00—17:30）。

2.會議地點：電商第一會議室。

3.與會人員：陳秀英、馬俊、王楊、李明升、滕愛華、張健等。

4.會議目的：講解電商整體管理后臺功能，溝通涉及實際操作中財務、運營相關流程。

5.會議結論

補充：如果會議未產(chǎn)生遺留問題，此模塊中，注明未產(chǎn)生遺留問題。

6.遺留問題

7.會議內(nèi)容：

（1）第三方平臺營銷思路分享及方案的溝通

（2）項目分工對接明細